softkill - teori organisasi umum

1. Jelaskan tentang organisasi data dan macam organisasi!

2. Jelaskan bagan struktur organisasi!

3. Faktor yang mempengaruhi organisasi!

4. Efisien dan efektif!

1. Organisasi menurut pendapat saya adalah bentuk formal dari beberapa manusia yang mempunyai tujuan individualnya masing-masing yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, organisasi harus di lakuan bersama agar bisa berjalan dengan baik, apabila satu manusia tidak bisa bekerja sama (manusia individual) maka ini akan menyulitkan untuk mencapai tujuan bersamanya.

dan macam-macam organisasi:

Berikut ini adalah penjelasan dari ketiga Organisasi tersebut:

Organisasi Niaga
Organisasi Niaga adalah organisasi yang tujuan utamanya mencari keuntungan
Macam-macam Organisasi Niaga :
Perseroan Terbatas (PT)‏
Perseroan Komanditer (CV)‏
Firma (FA)‏
Koperasi
Join Ventura
Trus
Kontel
Holding Company

Organisasi Sosial
Organisasi Sosial adalah organisasi yang dibentuk oleh anggota masyarakat
Jalur pembentukan organisasi Kemasyarakatan :
Jalur Keagamaan
Jalur Profesi
Jalur Kepemudaan
Jalur Kemahasiswaan
Jalur Kepartaian & Kekaryaan

Organisasi Regional & International
Organisasi Regional
Organisasi Regional adalah organisasi yang luas wilayahnya meliputi beberapa negara tertentu saja.
 Organisasi Internasional
Organisasi Internasional adalah organisasi yang anggota-anggotanya meliputi negara di dunia.

UNICEF  (United Nations International Childrens Emergency Fund) 1946, namun namanya diganti setelah thn 1953 menjadi: United Nations Children’s Fund.

UN  (United Nation) : PBB, 1945.

UNCHR (United Nations Commission on Human Rights), 2006.

UNHCR (Uited Nations High Commissioner for Refugees), 14 Desember 1950.

UNDPR (The United Nations Division for Palestinian Rights), 2 Desember 1977.

UNSCOP (The United Nations Special Committee on Palestine), May 1947, oleh 11 negara.

UNESCO (the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization), 16 November 1945.

WHO (World Health Organization), 7 April 1948.

IMF  (International Monetary Fund), Juli 1944, 180 negara.

NATO (North Atlantic Treaty Organisation), 4 April 1949.

NGO (Non-Governmental Organizations)
(Dalam bahasa Indonesia Lembaga Swadaya Masyarakat – LSM, yg didirikan oleh perorangan atau per-group dan tdk terikat oleh pemerintah.

GREENPEACE (40 negara, dari Europe, State of America, Asia, Africa dan Pacific, semenjak 1971).

AMNESTY International (1961, memiliki sekitar 2,2 juta anggota, dari 150 negara, organisasi yg membantu menghentikan penyelewengan/pelecehan hak azasi manusia)

WWF (the World Wildlife Fund) 1985, Memiliki hampir 5 juta pendukung, distribusi dari lima benua, memiliki perkantoran/perwakilan di 90 negara.

G8 (Group of Eight), kelompok negara termaju di dunia. Sebelumnya G6 pd thn 1975, kemudian dimasuki oleh Kanada 1976 (Perancis, Jerman, Italia, Jepang, Britania Raya, Amerika Serikat, Kanada dan Rusia (tidak ikut dalam seluruh acara), serta Uni Eropa.

EU (The European Union) 27 negara anggota, 1 november 1993.

DANIDA (Danish International Development Assistance), Organisasi yg memberikan bantuan kepada negara2 miskin, pengungsi, bencana alam.

ICRC (International Committee of the Red Cross, 1863) = Palang Merah, gerakan bantuan kemanusiaan saat bencana alam atau peperangan.

OPEC (Organization of the Petroleum Exporting Countries (1960, anggota 13 negara, termasuk Indonesia)

ASEAN (Association of Southeast Asian Nations = Perhimpunan Bangsa-bangsa Asia Tenggara (PERBARA) ( Dibentuk 8 Agustus 1967, memiliki 10 negara anggota, Timor Leste dan Papua new Guinea hanya sebagai pemantau, dan masih mempertimbangkan akan menjadi anggota)

2. Ada tiga tipe Struktur / Skema / Bagan Organisasi :::

  1. Functional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

a)    Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing-masing.

b)   Komunikasinya menggunakan bottom-top communication sehingga control atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang-ulang.

c)    Masing-masing bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing-masing dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka.

d)   Pergerakan dan komunikasi tiap-tiap bagian masih tersekat-sekat.

e)   Biasanya ditemukan pada organisasi-organisasi yang memproduksi barang.

  2. Project/Divisional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

a)    Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan.

b)   Masing-masing kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek sampai divisi-divisinya.

c)    Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek  terhadap proyeknya juga mudah.

d)   Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing-masing proyek.

e)   Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan proyek.

f)    Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggi.

g)   Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi.

3.    Matrix Organization Structure, yakni struktur organisasi gabungan dari Functional dan Projectized Structure Organization. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

a)    Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan.

b)   Namun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang kesemuanya secara bersama-sama menangani semua proyek.

c)    Pemanfaatan SDA-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesai.

d)   Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe fungsional.

e)   Ada keterlibatan stakeholder yang kuat.

f)    Pembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi “rebutan SDA”.

g)   Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan.

  Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :

  1. Weak Matrix => peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada.

  2. Balanced Matrix => peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.

  3. Strong Matrix => peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.

  SKEMA ORGANISASI

Skema atau bagan organisasi adalah suatu lukisan yang dimaksudkan untuk menggambarkan susunan organisasi baik mengenai fungsi, bidang, tingkatan maupun rentang kendalinya.

  Macam-macam Skema Organisasi

  Berdasarkan teknik atau cara membuatnya:

§  Skema organisasi Tegak Lurus dari atas kebawah

§  ·Skema organisasi Mendatar dari kiri kekanan

§  Skema organisasi gabungan Tegak Lurus dan Mendatar

§  Skema Organisasi Lingkaran

§  ·Skema Organisasi Gambar

  Berdasarkan isi atau fungsi didalamnya:

1)    Skema Organisasi Fungsional:

  Menjelaskan tentang letak dari fungsi-fungsi tugas dalam hubungannya dengan fungsi-funsi yang lain.

2)   Skema Organisasi Jabatan

  Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan jabatan masing-masing.

3)    Skema Organisasi Nama

  Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan nama-nama para pejabat yang bersangkutan.

4)   Skema Organisasi Nama dan Jabatan

  Menggabungkan antara masing-masing jabatan dengan masing-masing nama para pejabat dalam suatu organisasi.

5)   Skema Organisasi Struktur

  Menjelaskan tingkatan jenjang antara unit-unit dalam organisasi tersebut.

Contoh bagan organisasi :

 

3. ada beberapa faktor yang mempengaruhi organisasi di antaranya :

Budaya : karena budaya di dunia ini beragam, kita harus dapat menyesuaikan diri dengan budaya orang lain yang berbeda dengan kita, budaya dapat di artikan sebagai nilai-nilai dan tata cara kita dalam bertindak di organisasi, apakah kita dapat menyesuaikan diri dengan budaya lain apa tidak.

Leadership : kepemimpinan, proses memproses dalam menentukan tujuan, memotivakasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok beserta budayanya, kepimpinan mempunyai arti erat dengan memotivakasi, jadi seorang pemimpin akan di kata berhasil dalam memimpin apabila pempimpin itu bisa berhasil dalam menggerakan orang lain untuk mencapai tujuan yang telah di sepakati, berhasil atau tidak berhasilnya seorang pemimpin tergantung kepada kewibawaan nya.

Iklim organisasi : iklim organisasi merupakan karakteristik yang membedakan satu organisasi dengan organisasi lainnya dan mempengaruhi orang-orang dalam organisasi tersebut.

Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi motivasi kelompok (teamwork) dalam bekerja dapat dikategorikan sebagai berikut :

Tujuan

Visi, misi dan tujuan yang jelas akan membantu team dalam bekerja. Namun hal tersebut belum cukup jika visi, misi dan tujuan yang ditetapkan tidak sejalan dengan kebutuhan dan tujuan para anggota.

Tantangan        

Manusia dikarunia mekanisme pertahanan diri yang di sebut “fight atauflight syndrome”. Ketika dihadapkan pada suatu tantangan, secara nalurimanusia akan melakukan suatu tindakan untuk menghadapi tantangan tersebut (fight) atau menghindar (flight). Dalam banyak kasus tantangan yang ada merupakan suatu rangsangan untuk mencapai kesuksesan. Dengan kata lain tantangan tersebut justru merupakan motivator.
Namun demikian tidak semua pekerjaan selalu menghadirkan tantangan.Sebuah team tidak selamanya akan menghadapi suatu tantangan. Pertanyaannya adalah bagaimana caranya memberikan suatu tugas atau pekerjaan yang menantang dalam interval. Salah satu criteria yang dapat dipakai sebagai acuan apakah suatu tugas memiliki tantangan adalah tingkat kesulitan dari tugas tersebut. Jika terlalu sulit, mungkin dapat dianggap sebagai hal yang mustahil dilaksanakan, maka team bisa saja menyerah sebelum mulai mengerjakannya. Sebaliknya, jika terlalu mudah maka team juga akan malas untuk mengerjakannya karena dianggap tidak akan menimbulkan kebanggaan bagi yang melakukannya.

Keakraban

Team yang sukses biasanya ditandai dengan sikap akraban satu sama lain, setia kawan, dan merasa senasib sepenanggungan. Para anggota team saling menyukai dan berusaha keras untuk mengembangankan dan memelihara hubungan interpersonal. Hubungan interpersonal menjadi sangat penting karena hal ini akan merupakan dasar terciptanya keterbukaan dan komunikasi langsung serta dukungan antara sesama anggota team.

Tanggungjawab

Secara umum, setiap orang akan terstimulasi ketika diberi suatu tanggungjawab. Tanggungjawab mengimplikasikan adanya suatu otoritas untuk membuat perubahan atau mengambil suatu keputusan. Team yang diberi tanggungjawab dan otoritas yang proporsional cenderung akan memilikimotivasi kerja yang tinggi.

Kesempatan Untuk Maju

Setiap orang akan melakukan banyak cara untuk dapat mengembangkan diri,mempelajari konsep dan ketrampilan baru, serta melangkah menuju kehidupan yang lebih baik. Jika dalam sebuah team setiap anggota merasabahwa team tersebut dapat memberikan peluang bagi mereka untuk melakukanhal-hal tersebut di atas maka akan tercipta motivasi dan komitment yang tinggi. Hal ini penting mengingat bahwa perkembangan pribadi memberikan nilai tambah bagi individu dalam meningkatkan harga diri.

Kepemimpinan

Tidak dapat dipungkiri bahwa leadership merupakan faktor yang berperan penting dalam mendapatkan komitment dari anggota team. Leader berperan dalam menciptakan kondisi kondusif bagi team untuk bekerja dengan tenang dan harmonis. Seorang leader yang baik juga dapat memahami 6 faktor yang dapat menimbulkan motivasi seperti yang disebutkan diatas.

4.  efisien :

Ada beberapa pengertian efisien di antaranya :

arti kata efisien menurut kamus besar bahasa Indonesia yaitu tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya), mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna. Sedangkan definisi dari efisien yaitu Sedangkan efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum. Efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Efisiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif, membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima. Misalnya suatu pekerjaan dapat dikerjakan dengan cara A dan cara B. Untuk cara A dapat dikerjakan selama 1 jam sedangkan cara B dikerjakan dengan waktu 3 jam. dengan begitu dengan cara A (cara yang benar) baru bisa dikatakan cara yang efisien bila dibandingkan dengan cara B.

    efektif :

Kata efektif berarti ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya); manjur atau mujarab (tt obat); dapat membawa hasil; berhasil guna (tt usaha, tindakan); mulai berlaku (tt undang-undang, peraturan). Sedangkan definisi dari kata efektif yaitu suatu pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Efektifitas bisa juga diartikan sebagai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Misalnya jika suatu pekerjaan dapat selesai dengan pemilihan cara-cara yang sudah ditentukan, maka cara tersebut adalah benar atau efektif.